系统显示有120件，仓库点货却只有103件。Sales已经根据系统的数字答应了客户有货。Purchasing以为库存足够。Finance看到的又是另一个数字。
现在大家都在查。是谁最后更新的库存？是不是有退货没记录？是不是有东西坏了但没有Write Off？
这不是单一的失误，通常代表整个公司在记录库存变动的方式出了问题。
快速解答：为什么实际库存和系统对不上？
库存对不上，通常是因为库存变动没有被一致地记录下来。常见原因包括更新延迟、退货没有正确记录、损坏或遗失的库存没有被Write Off，以及仓库之间的调货没有被妥善记录。把Sales和Inventory资料连接起来，再加上定期的Cycle Counting，可以让实际库存和系统库存之间的差距，小到不会影响决策。
为什么库存会对不上
**库存变动记录得太慢。**门市发生了一笔销售，但系统要等几小时甚至一天后才更新——在这段空档，可能已经有另一个人把同一件"看起来有货"的商品卖出去了。
**退货没有正确记录。**商品退回来了，但没有人更新系统，导致系统还显示商品在客户手上，实际上它已经回到货架上了。
**损坏或遗失的库存从来没有被Write Off。**系统还是把它算成可销售的库存，即使它其实早就不存在了。
**仓库之间的调货被漏记。**货从一个仓库出去，系统更新了，但收货的那一端却没有确认收到，或者确认了错误的数量。
Sales和Inventory没有连接，一笔销售不会自动扣掉库存，必须有人另外记得去更新。
手动输入本身就会制造错误——数量栏位打错一个字，整个数字就对不上了。
Excel跟主系统分开更新，等于现在有两个版本的"当前库存"，而且两个都不一定准确。
Book Stock和Physical Stock有什么不一样
Book Stock是系统里显示的库存数字。Physical Stock是实际放在货架上的数量。在正常运作的情况下，这两者应该很接近——如果差距越来越大，通常代表记录出了问题，不一定是被偷，但两种可能都值得排查。
为什么库存准确度这么重要
库存不准，不只是点货麻烦而已——它会直接造成我们在为什么公司经常缺货，但仓库里又有太多库存？这篇提到的那种情况。系统显示有货，但实际上没有，会导致答应了客户却做不到的承诺。系统低估了实际库存，则会导致不必要的重新订货，卡住现金。
一个小小的调货失误，会怎么一路影响下去
仓库调了50件货到另一个分店，结果只到了45件，而且没有人发现这个差距。系统现在显示第二个分店有50件可售。Sales根据这个数字确认了订单，结果订单根本没办法履行。客户失望，最后有人要花一个小时，才追溯到这是几个星期前的一次调货出的问题。
ERP怎么改善库存准确度
ERP把Sales、Purchasing和仓库活动连接到同一份库存记录，销售、退货或调货都能自动更新库存，而不需要靠人另外记得去登记。这不代表数字从此永远完美——而是让Book Stock和Physical Stock之间的差距，小到可以透过定期盘点管理，而不是任由它一直扩大。
什么是Cycle Counting？
跟每年停下所有运作做一次全面盘点不同，Cycle Counting是分批、持续地检查一部分库存——每天或每周都做一点，这样差异能在还小的时候就被发现和修正，而不是等到一年一度盘点的时候，才发现差距已经很大了。
一个简单的库存准确度检查
| 问题 | 如果是"是"，可能的原因 |
|---|---|
| 库存要等销售发生几小时后才更新？ | 记录延迟 |
| 退货是不是跟主系统分开追踪的？ | 退货流程没有整合 |
| 分店之间的调货没有确认收货？ | 调货流程没有形成闭环 |
| 有一份Excel版本的库存跟系统对不上？ | 存在两个互相竞争的资料来源 |
不要把盘点当成解决方案
一次全面盘点，只能修正当天的数字，不能解决数字一直对不上的根本原因。如果盘点完隔天，同样的记录漏洞还在，差距又会从新的基准点开始累积。盘点告诉你目前的状况，真正需要修正的，是记录的流程本身。
Searchneasy可以怎么帮你
我们会检视你目前在Sales、仓库和Purchasing流程中，库存变动是怎么被记录的，找出Physical Stock和系统库存对不上的真正原因。根据情况，解决方案可能是搭配连接式库存的EasyERP、建立一套Cycle Counting流程，或者把你的销售渠道和仓库系统连接起来。
如果你的团队一直在花时间核对本来应该一致的库存，欢迎WhatsApp联络我们，我们会检视你的流程，找出问题出在哪里。
常见问题
1. 为什么库存数量跟系统对不上？
通常是因为销售、退货、调货、损坏这些库存变动，没有在每个地点一致、及时地被记录下来。
2. ERP可以改善库存准确度吗？
可以。把Sales和仓库活动连接到同一份库存记录，能省去很多导致误差的人工、延迟更新。
3. 什么是Cycle Counting？
定期检查一部分库存，而不是一年只做一次全面盘点，这样差异能在还小的时候就被发现。
4. 库存调整需要审批吗？
通常需要——审批步骤能避免随意、没有记录的调整，也能留下清楚的审计记录，说明改了什么、为什么改。
5. eCommerce的库存跟ERP连接后，还能保持准确吗？
可以，只要两者妥善整合——线上商店的一笔销售，会扣掉跟仓库和其他渠道共用的同一个库存池。
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你的公司是不是也这样？
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